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Prestation

Automatisation des devis, des factures et des relances

La facturation est le travail administratif qui coûte le plus cher : il n’est pas facturable, il revient tous les mois, et une erreur dessus se paie deux fois. C’est aussi celui qui s’automatise le mieux, parce que ses règles sont écrites et ne changent pas tous les jours.

Page de présentation de Kova, logiciel de facturation local
Exemple : Kova, qui produit les devis et les factures de Kovatech tous les jours.

Le temps que ça vous prend vraiment

Deux jours par mois de saisie

Recopier le devis dans la facture, la facture dans le tableur, le tableur dans le récapitulatif du comptable. Trois fois la même donnée, trois occasions de se tromper.

Les impayés qu’on n’ose pas relancer

La relance est désagréable à écrire, donc elle est repoussée. Une facture relancée automatiquement à sept jours est payée bien plus vite qu’une facture relancée à trente, quand on y pense.

La numérotation qui saute

Un numéro en double ou un trou dans la séquence, et la comptabilité n’est plus régulière. C’est un motif de redressement, pas un détail d’esthétique.

La facture électronique arrive

Un PDF simple ne suffira plus entre entreprises. Il faut un PDF contenant un XML conforme, et beaucoup d’outils produisent un XML que la validation officielle rejette.

Ce que j’automatise

01

Du devis à la facture sans ressaisie

Le devis accepté devient une facture en un clic, avec les mêmes lignes, les mêmes montants et les bonnes mentions légales.

02

Des factures au format Factur-X

Un PDF lisible par un humain, qui contient le XML lisible par une machine. Les factures produites par KOVATECH-OS sont passées à la validation officielle du FNFE-MPE et en sont ressorties intégralement valides.

03

Des relances qui partent toutes seules

Relance à échéance, puis à sept et quinze jours, avec un ton qui monte progressivement. Arrêtées automatiquement dès que le paiement est encaissé.

04

Les factures récurrentes

Abonnements, contrats d’entretien, prestations mensuelles. Émises et envoyées seules, à la date prévue.

05

Le rapprochement bancaire

Les paiements reçus sont rapprochés des factures émises. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui reste dû, sans ouvrir votre relevé.

06

La numérotation verrouillée

Séquence continue, sans trou, sans doublon, sans possibilité de modifier une facture émise. Un avoir corrige, il ne réécrit pas.

Deux fois en production, dont chez moi

KOVATECH-OS est le logiciel qui produit les devis et les factures de Kovatech. Ses factures Factur-X ont été soumises à l’outil de validation du FNFE-MPE, l’organisme français de référence sur la facture électronique, et sont ressorties intégralement valides. Au passage, la mise au point a corrigé des défauts que la plupart des outils gardent : un cadre de facturation manquant, qui est une erreur bloquante en France, et une donnée bancaire présente dans le XML alors qu’elle n’existe pas dans le profil utilisé. Le même moteur tourne chez JT PRO NET, avec relances automatiques, factures récurrentes et rapprochement bancaire.

Ce que je ne fais pas

Dit maintenant plutôt qu’au troisième rendez-vous.

  • Je ne suis pas expert-comptable. Je construis l’outil qui produit les documents ; le traitement comptable et fiscal reste celui de votre comptable.
  • Je ne fais pas de déclaration de TVA automatique.
  • Je ne me connecte pas à votre banque sans passer par un service agréé. L’accès aux comptes bancaires est réglementé, et je n’y touche que par un intermédiaire autorisé.
  • Je ne reprends pas la maintenance d’un logiciel de facturation existant écrit par quelqu’un d’autre.

Questions fréquentes

Combien coûte une automatisation de la facturation ?

À partir de 7 000 € pour un outil de devis et factures avec numérotation conforme et export comptable. Avec relances, récurrences et rapprochement bancaire, comptez plutôt entre 12 000 et 20 000 €.

Mes factures seront-elles vraiment conformes ?

Le format produit est Factur-X, et il est validé par l’outil officiel du FNFE-MPE. C’est vérifiable : le fichier peut être soumis au validateur devant vous.

Puis-je récupérer mon historique ?

Oui, par import de vos fichiers Excel ou de l’export de votre outil actuel. La reprise de données est chiffrée dans le devis, pas découverte en cours de route.

Et mon comptable ?

Il reçoit un export dans le format qu’il demande. C’est une question à poser dès le cadrage : chaque cabinet a ses habitudes, et il vaut mieux les connaître avant de coder.

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